Fragen zu Tourpilot.
Klar beantwortet.

Tourpilot ist eine Software für die automatische Einsatz- und Tourenplanung in SHK-Betrieben. Sie verbindet fällige Wartungen, verfügbare Teams, betriebliche Regeln und die Kundenabstimmung zu einem durchgängigen Planungsprozess. Zusätzlich unterstützt Tourpilot die Verwaltung und den digitalen Abschluss von Wartungsverträgen.

Tourpilot reduziert den manuellen Aufwand rund um Wartungsverträge und Einsatzplanung. Statt Fälligkeiten, Monteurwissen, Kundenwünsche und Routen in getrennten Listen oder Köpfen zu koordinieren, führt Tourpilot die relevanten Informationen zusammen und unterstützt den Innendienst bei einer verlässlichen Wochenplanung.

Tourpilot verbindet alle drei Bereiche. Die Software verwaltet Wartungsverträge, plant daraus entstehende Einsätze und optimiert die dazugehörigen Touren. Die Routenberechnung ist deshalb kein isolierter letzter Schritt, sondern Teil eines zusammenhängenden Prozesses vom fälligen Vertrag bis zum bestätigten Termin.

Ein klassischer Routenplaner optimiert hauptsächlich die Reihenfolge bereits feststehender Stopps. Tourpilot entscheidet zusätzlich, welcher Auftrag wann und durch welches Team ausgeführt werden sollte. Dabei fließen unter anderem Fälligkeit, Dauer, Qualifikation, Arbeitszeiten, Kundenwünsche und betriebliche Sonderfälle ein.

Excel kann Wartungsdaten dokumentieren, trifft aber keine zusammenhängenden Planungsentscheidungen. Tourpilot nutzt strukturierte Daten, um fällige Einsätze, passende Teams, Zeitfenster und sinnvolle Routen gemeinsam zu betrachten. Dadurch sinkt die Abhängigkeit von mehrfach gepflegten Listen und vom Wissen einzelner Personen.

Tourpilot ist nicht darauf ausgelegt, das gesamte ERP-System eines SHK-Betriebs zu ersetzen. Die Software ergänzt bestehende Systeme um spezialisierte Funktionen für Wartungsverträge sowie die automatische Einsatz- und Tourenplanung. Wo es technisch möglich ist, werden die Systeme über eine passende Schnittstelle verbunden.

Tourpilot eignet sich für SHK-Betriebe, die Wartungsverträge anbieten oder einen solchen Bestand aufbauen möchten. Besonders hilfreich ist die Software, wenn Fälligkeiten, Teams, Kundenwünsche und Touren heute mit Excel, Kalendern oder viel Erfahrungswissen koordiniert werden. Eine bestimmte Betriebsgröße ist dafür nicht erforderlich.

Für Tourpilot gibt es keine Mindestgröße. Die Software eignet sich sowohl für etablierte SHK-Betriebe mit einem größeren Wartungsbestand als auch für Unternehmen, die gerade erst mit Wartungsverträgen beginnen. Entscheidend ist nicht die Zahl der Mitarbeiter, sondern der Wunsch, Verträge, Fälligkeiten und Planung strukturiert aufzubauen.

Ja. Auch ein kleiner Betrieb kann mit Tourpilot früh einen verlässlichen Prozess für Wartungsverträge und Einsatzplanung etablieren. Dadurch entsteht beim Wachstum kein schwer durchschaubarer Bestand aus unterschiedlichen Listen, Kalendern und persönlichen Notizen, der später erst mühsam bereinigt werden muss.

Ja. Ein früher Einstieg kann sogar von Vorteil sein: Kunden-, Anlagen- und Vertragsdaten werden von Anfang an sauber erfasst und die später benötigten Planungsprozesse direkt richtig aufgebaut. Gewachsene Excel-Listen, uneinheitliche Abläufe und unvollständige Fälligkeiten müssen dann nicht nachträglich korrigiert werden.

Ein kleiner, sauber strukturierter Bestand lässt sich leichter aufbauen als ein großer, uneinheitlich gepflegter Bestand bereinigen. Werden Anlage, Intervall, Dauer, Fälligkeit und Besonderheiten von Beginn an einheitlich erfasst, stehen diese Informationen später direkt für Kundenkontakt, Kapazitätsplanung und Tourenbildung zur Verfügung.

Ja. Vorhandene Wartungs- und Kundendaten können über Excel-Dateien übernommen werden. Tourpilot unterstützt bei der Aufbereitung, Zuordnung und Optimierung der Informationen für den Import. Wie umfangreich dieser Schritt ist, hängt von Datenmenge, Datenqualität und dem bisherigen Speicherort ab.

Tourpilot richtet sich vor allem an Betriebsleitung, Kundendienstleitung und den planenden Innendienst. Die Leitung erhält mehr Transparenz über Wartungsbestand, Fälligkeiten und Auslastung. Der Innendienst wird bei der Zuordnung, Tourenbildung und Kundenabstimmung entlastet und muss weniger Informationen aus getrennten Quellen zusammenführen.

Tourpilot führt die planungsrelevanten Informationen eines Auftrags zusammen und gleicht sie mit den verfügbaren Teams ab. Aus Fälligkeit, Dauer, Qualifikation, Arbeitszeit, Kundenbedingungen und geografischer Lage entsteht ein sinnvoller Planungsvorschlag. So werden Einsatzentscheidung und Routenbildung nicht mehr getrennt voneinander betrachtet.

Zu den Planungsfaktoren gehören unter anderem Fälligkeiten und Fristen, Arbeitszeiten, benötigte Fähigkeiten, Wunschmonteure, Wartungsdauer, Terminwünsche, Urlaub, Krankheit und betriebliche Sonderfälle. Die räumliche Lage der Einsätze fließt ebenfalls ein, damit fachlich passende und zugleich sinnvolle Touren entstehen.

Benötigte Fähigkeiten eines Auftrags werden mit den hinterlegten Fähigkeiten der verfügbaren Teams beziehungsweise Monteure abgeglichen. Dadurch soll ein Einsatz nicht nur geografisch günstig liegen, sondern auch fachlich passend zugeordnet werden. Relevante Qualifikationen müssen dafür strukturiert in der Datenbasis gepflegt sein.

Ja. Ein hinterlegter Wunschmonteur kann als Planungsbedingung berücksichtigt werden. Tourpilot betrachtet diesen Wunsch gemeinsam mit Verfügbarkeit, benötigter Qualifikation, Wartungsdauer und den übrigen Rahmenbedingungen des Einsatzes, damit aus einem Einzelwunsch ein ausführbarer Gesamtplan entsteht.

Ja. Arbeitszeiten sowie bekannte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit gehören zu den Planungsfaktoren. So kann Tourpilot die tatsächlich verfügbare Kapazität berücksichtigen und verhindert, dass ein auf dem Papier freies, tatsächlich aber nicht verfügbares Team zur Grundlage der Wochenplanung wird.

Die nächste Fälligkeit gehört zu den zentralen Daten eines Wartungsvertrags. Tourpilot macht anstehende und offene Wartungen sichtbar und bezieht ihre zeitliche Dringlichkeit in die Planung ein. Dadurch geraten ältere Vorgänge nicht so leicht zwischen neuen Aufträgen, Rückfragen und kurzfristigen Änderungen aus dem Blick.

Ja. Kundenwünsche und vereinbarte Zeitfenster können als Bedingungen in die Planung einfließen. Tourpilot gleicht sie mit Fälligkeit, Dauer, Teamverfügbarkeit und Route ab. Auf diese Weise wird nicht nur ein kurzer Weg gesucht, sondern ein Termin, der betrieblich ausführbar und für den Kunden passend ist.

Ändert sich die Verfügbarkeit oder fällt ein Termin aus, bleibt die Planung in Tourpilot nachvollziehbar und kann angepasst werden. Die hinterlegten Bedingungen helfen dabei, die Auswirkungen auf Teams, Fälligkeiten und Routen neu zu beurteilen. Der Innendienst behält dabei die Kontrolle über den endgültigen Plan.

Ja. Automatisierung soll den Innendienst entlasten, nicht seine Entscheidungsmöglichkeiten ersetzen. Planungen bleiben sichtbar und können angepasst werden, wenn kurzfristige Informationen, besondere Kundenabsprachen oder betriebliche Gründe eine andere Lösung erfordern.

Tourpilot betrachtet die räumliche Lage der Einsätze bereits bei der Zusammenstellung der Touren. Geografisch sinnvoll kombinierbare Aufträge können gebündelt werden, sofern Qualifikation, Dauer, Fälligkeit und Kundenbedingungen ebenfalls passen. Ziel ist deshalb nicht nur die kürzeste Strecke, sondern ein insgesamt ausführbarer Arbeitstag mit weniger unnötigen Wegen.

Ja. Bestehende Wartungsverträge können mit ihren Kunden-, Anlagen-, Intervall- und Fälligkeitsdaten in Tourpilot zusammengeführt werden. Dadurch entsteht eine gemeinsame Übersicht über aktive Verträge, anstehende Wartungen und den jeweiligen Planungsstand, statt diese Informationen in mehreren Listen zu pflegen.

Neue Interessenten können zunächst in der Leadpipeline erfasst und anschließend in einen Wartungsvertrag überführt werden. Vertrags- und Anlagendaten werden strukturiert aufgenommen, der Vertrag wird erstellt und kann digital bestätigt werden. Die planungsrelevanten Informationen stehen danach ohne erneute Übertragung für die nächste Fälligkeit bereit.

Für eine belastbare Planung werden mindestens Kunde, Objektadresse, konkrete Anlage, Wartungsintervall, voraussichtliche Dauer, benötigte Qualifikation und nächste Fälligkeit benötigt. Leistungsumfang, Ansprechpartner, Terminbedingungen und betriebliche Besonderheiten sollten ebenfalls strukturiert erfasst werden, wenn sie den späteren Einsatz beeinflussen.

Ja. Wartungsverträge können mit Tourpilot digital bestätigt werden, ohne dass der Prozess von Ausdruck, Unterschrift auf Papier und anschließender manueller Übertragung abhängig ist. Nach der Bestätigung stehen die erfassten Wartungsdaten direkt für Verwaltung und Planung zur Verfügung.

Der Lead wird qualifiziert, die notwendigen Kunden- und Anlagendaten werden ergänzt und daraus wird ein Wartungsvertrag erstellt. Nach der digitalen Bestätigung übernimmt Tourpilot die relevanten Vertragsdaten in den Wartungsprozess. Mit Intervall, Dauer, Fälligkeit und benötigter Qualifikation kann der künftige Einsatz anschließend geplant werden.

Die nächste Fälligkeit wird am Wartungsvertrag hinterlegt und bildet die Grundlage für den zugehörigen Wartungsauftrag. Tourpilot hält anstehende Wartungen im gemeinsamen Prozess sichtbar, sodass sie rechtzeitig in Planung und Kundenabstimmung überführt werden können.

Der Voice Agent unterstützt bei der telefonischen Abstimmung und Bestätigung geplanter Wartungstermine. Gesprächsergebnisse werden in den Prozess zurückgeführt, sodass der Innendienst den aktuellen Stand sehen kann. Bestätigungen können zusätzlich per E-Mail versendet werden. Der gewünschte Automatisierungsgrad lässt sich an den betrieblichen Ablauf anpassen.

Das Ergebnis der Kontaktaufnahme bleibt im Planungsprozess sichtbar. So kann der Innendienst erkennen, bei welchen Kunden noch eine Rückmeldung, ein Rückruf oder eine neue Terminabstimmung erforderlich ist. Ein nicht bestätigter Termin verschwindet dadurch nicht unbemerkt aus dem Arbeitsstand.

Die Einführung beginnt mit einer Ist-Analyse der heutigen Verträge, Aufträge, Teams und Planungsabläufe. Danach werden vorhandene Daten aufbereitet, betriebliche Regeln konfiguriert und die benötigten Informationen importiert. Zum Abschluss erhält das Team eine persönliche Einführung und wird beim Übergang in den laufenden Betrieb begleitet.

Benötigt werden die Informationen, die einen Wartungsvertrag und seinen späteren Einsatz eindeutig beschreiben. Dazu zählen insbesondere Kunden- und Objektadresse, Anlage, Wartungsintervall, voraussichtliche Dauer, nächste Fälligkeit sowie benötigte Fähigkeiten. Zusätzlich werden Teamdaten, Arbeitszeiten und relevante Sonderregeln für die Planung benötigt.

Ja. Bestehende Kunden-, Anlagen-, Auftrags- und Wartungsdaten können unkompliziert über Excel-Dateien importiert werden. Vor dem Import wird gemeinsam geprüft, wie die vorhandenen Tabellen aufgebaut sind, welche Spalten übernommen werden und welche Informationen für eine zuverlässige Planung noch ergänzt oder vereinheitlicht werden sollten.

Nein. Viele Betriebe starten mit historisch gewachsenen Tabellen, unterschiedlichen Bezeichnungen oder Lücken. Entscheidend ist, den vorhandenen Stand transparent zu machen. Tourpilot unterstützt anschließend dabei, die Daten für den Import zu strukturieren und die für Planung und Wartungsvertragsverwaltung wichtigen Felder sauber aufzubauen.

Solche Daten werden nicht einfach ungeprüft zur neuen Planungsgrundlage. Gemeinsam wird betrachtet, welche Informationen eindeutig zugeordnet, ergänzt, vereinheitlicht oder ausgesondert werden müssen. Der konkrete Aufwand richtet sich danach, wie groß der Bestand ist und wie konsistent Kunden, Anlagen, Fälligkeiten und Verträge bisher gepflegt wurden.

Ja. Tourpilot begleitet die Aufbereitung und Optimierung der vorhandenen Daten für den Import. Dazu gehört, die bisherige Struktur zu verstehen, planungsrelevante Informationen zu identifizieren und eine verlässliche Zuordnung für den neuen Datenbestand vorzubereiten. Der Betrieb wird mit dieser Vorarbeit nicht allein gelassen.

Die Einführungsdauer ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Entscheidend sind insbesondere Menge und Qualität der vorhandenen Daten sowie die Frage, wo sie gespeichert sind und wie darauf zugegriffen werden kann. Tourpilot begleitet die Aufbereitung und Optimierung bis zum Import, weshalb eine pauschale Zeitangabe nicht seriös wäre.

Grundsätzlich prüft Tourpilot für jedes eingesetzte System, welche technische Verbindung möglich ist. Ziel ist, notwendige Datenübergaben zu vereinfachen und doppelte Pflege zu reduzieren. Ob eine Anbindung umgesetzt werden kann und welche Informationen ausgetauscht werden, hängt von den technischen Möglichkeiten des jeweiligen Systems ab.

Tourpilot bietet aktuell eine Integration zur pds Software. Die Anbindung erfolgt mithilfe einer eigenen Tourpilot-App. Damit schafft Tourpilot eine technische Verbindung für den benötigten Datenaustausch, auch wenn der übliche direkte Weg über eine moderne Standardschnittstelle nicht zur Verfügung steht.

Für die Verbindung zur pds Software nutzt Tourpilot eine eigens entwickelte App. Sie bildet die technische Brücke zwischen den Systemen und ermöglicht den für den gemeinsamen Prozess vorgesehenen Datenaustausch. Welche Daten und Abläufe ein Betrieb konkret anbinden möchte, wird im Rahmen der Einführung geklärt.

Viele ältere ERP-Systeme stellen keine direkt nutzbare API bereit. Tourpilot prüft deshalb, ob sich über die vorhandenen technischen Zugriffsmöglichkeiten eine eigene Verbindung entwickeln lässt. Die pds-Integration über die Tourpilot-App ist ein Beispiel für diesen Ansatz. Voraussetzung ist immer, dass eine sichere und technisch belastbare Lösung möglich ist.

Tourpilot versucht, benötigte Schnittstellen selbst zu entwickeln, wenn noch keine passende Anbindung vorhanden und die Umsetzung technisch möglich ist. Dazu wird das konkrete ERP-System zunächst geprüft. Erst danach lässt sich belastbar sagen, ob eine Integration möglich ist und welchen Umfang sie haben kann.

Nein, eine pauschale Garantie wäre nicht seriös. Manche Systeme bieten weder eine geeignete API noch andere verlässliche Zugriffsmöglichkeiten. Tourpilot prüft jede gewünschte Anbindung und sucht nach einer praktikablen Lösung, verspricht eine Umsetzung aber nur, wenn sie technisch möglich und dauerhaft belastbar ist.

Tourpilot veröffentlicht keine pauschalen Preise. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der benötigten Teamslots und damit nach den Teams beziehungsweise Fahrzeugen, die mit Tourpilot geplant werden sollen. Im persönlichen Gespräch wird gemeinsam ermittelt, welcher Umfang zum Betrieb und seinem Planungsalltag passt.

Die Abrechnung von Tourpilot erfolgt nach Teamslots. Ein Teamslot entspricht einem Team beziehungsweise einem Fahrzeug, für das Einsätze und Touren geplant werden. Dadurch orientiert sich das Lizenzmodell an der operativen Planungskapazität des Betriebs.

Ein Teamslot bildet in Tourpilot ein planbares Team beziehungsweise Einsatzfahrzeug ab. Für jedes Fahrzeug, dessen Einsätze und Touren mit Tourpilot verplant werden sollen, wird ein entsprechender Teamslot berücksichtigt.

Maßgeblich ist die Anzahl der zu verplanenden Teams beziehungsweise Fahrzeuge. Ein Teamslot steht für ein Fahrzeug mit dem dazugehörigen Einsatzteam und nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter des Betriebs.

Ja. In einem unverbindlichen Demo-Call wird Tourpilot live gezeigt und auf die heutige Planungssituation des Betriebs bezogen. Dabei können Datenlage, Wartungsvertragsbestand, gewünschte Teamslots und mögliche Schnittstellen direkt besprochen werden. Für das erste Gespräch sind etwa 30 Minuten vorgesehen.

Jeder Tourpilot-Kunde erhält persönlichen Premium-Support mit einem festen Ansprechpartner – von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb. Zusätzlich steht eine ausführliche Supportseite mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung. Über das Ticketsystem können jederzeit Fragen und Verbesserungsvorschläge eingereicht werden. Sinnvolle und umsetzbare Rückmeldungen fließen in die Weiterentwicklung ein.